Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig och kontakt

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina kontouppgifter på plattformsnivå är Seacroft Intech AB, org.nr 559117-3355, som driver plattformen under varumärket Nodheim. Kontakt i dataskyddsfrågor: [email protected]. Vi har inte utsett något dataskyddsombud – vår verksamhet omfattas inte av kravet i artikel 37 – och dataskyddsfrågor hanteras via den e-postadress som anges här.

För de personuppgifter som behandlas inom en kundorganisations egna produktdata (till exempel skyltningsinnehåll, samtalsuppgifter, presentationer, besöksuppgifter eller fotografier från minnesstunder) är den kundorganisationen normalt personuppgiftsansvarig och Nodheim personuppgiftsbiträde.

Vilka personuppgifter vi behandlar

För att tillhandahålla kontot och inloggningen behandlar vi: namn, e-postadress, lösenord i hashad form, eventuell hemlighet för tvåfaktorsautentisering (MFA/TOTP) lagrad krypterat, samt din organisationstillhörighet i hyresgäststrukturen (vilken återförsäljare, kundorganisation och vilka roller och licenser du har).

Vi för en spårbar, icke ändringsbar granskningslogg (audit log) över säkerhetsrelevanta händelser, exempelvis inloggningar, behörighetsändringar och administrativa åtgärder. Loggposter kan innehålla din identifierare, tidpunkt och vilken åtgärd som utfördes.

Beroende på vilka produkter din organisation använder behandlas även produktspecifika uppgifter: skyltningsmedia och scheman (digital skyltning), samtals- och anslutningsuppgifter (röst- och videosamtal), presentationer och uppladdade mediefiler (presentationsverktyget), besökares namn, den värd som besöks, tidpunkt och i förekommande fall besöksfotografi (besöksincheckning) samt, vid minnesstunder och begravningar, tillställningens namn (som ofta innehåller den avlidnes namn), en kontaktpersons namn och e-postadress, de fotografier anhöriga och gäster laddar upp med eventuell bildtext, det namn en gäst valfritt anger samt de skrivna hälsningar (kondoleanser) gäster skickar till familjen (bildvisning vid minnesstund). Vilka uppgifter detta omfattar styrs av din organisations licenser.

Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar kontouppgifter och organisationstillhörighet för att tillhandahålla tjänsten, hantera inloggning och åtkomst samt fullgöra avtalet med dig eller din organisation (artikel 6.1 b – avtal).

Vi behandlar granskningslogg och säkerhetsuppgifter för att skydda plattformen, upptäcka och utreda missbruk samt uppfylla våra skyldigheter, med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f). Vid utskick av transaktionella e-postmeddelanden, såsom inbjudningar och lösenordsåterställning, behandlar vi namn och e-postadress för att fullgöra avtalet.

Produktspecifika uppgifter behandlas på instruktion av den personuppgiftsansvariga kundorganisationen, enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller.

Underbiträden

Vi anlitar underbiträden (sub-processors) för att leverera tjänsten, och samtliga är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal med lämpliga skyddsåtgärder. Den aktuella förteckningen – vilka de är, vad de gör, i vilket land de behandlar uppgifter och med vilken överföringsgrund – finns på https://nodheim.com/legal/subprocessors.

Lagringstid

Kontouppgifter lagras så länge ditt konto är aktivt och tas bort eller anonymiseras när kontot avslutas, om inte lag kräver längre lagring. Granskningsloggen lagras i två år och gallras därefter automatiskt.

Produktspecifika uppgifter lagras enligt respektive produkts hantering och din organisations instruktioner. När den personuppgiftsansvariga organisationen begär det raderas eller återlämnas uppgifterna.

Vid minnesstunder raderas fotografier, bildtexter, gästers namn och skrivna hälsningar automatiskt tillsammans med tillställningen när dess lagringstid har gått ut, som standard 30 dagar efter ceremonin. En gäst kan själv ta tillbaka det hen har skickat innan dess.

Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, rättelse av felaktiga uppgifter, radering, begränsning av behandling, invändning mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse, samt dataportabilitet där det är tillämpligt. Plattformen har inbyggt stöd för registerutdrag (DSAR-export) och radering.

Vill du utöva dina rättigheter kontaktar du oss på [email protected] eller din organisations administratör. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Överföring till tredjeland

Plattformens applikationer och databaser drivs inom EU. Vissa underbiträden är etablerade utanför EU/EES och kan få åtkomst till uppgifter därifrån. Sådan överföring sker endast till länder med beslut om adekvat skyddsnivå – till exempel till mottagare certifierade enligt EU–US Data Privacy Framework – eller med lämpliga skyddsåtgärder, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Grunden för varje underbiträde anges på https://nodheim.com/legal/subprocessors.

Ändringar i policyn

Denna policy är versionshanterad. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig och kan begära att du godkänner den uppdaterade versionen innan du fortsätter använda tjänsten. Den vid var tid gällande versionen och dess datum visas på denna sida.