Hur går en incheckning till?
Skärmen står i receptionen och visar er skyltning tills någon rör vid den. Då tar incheckningen fyra steg: besökaren anger namn (och företag om ni vill), väljer sin värd ur listan, läser en kortfattad ruta om varför fotot tas och trycker på godkänn, och tar sedan bilden med bekräfta eller ta om. Vid bekräftelse aviseras värden direkt — via Tjöta-push om värden har appen, annars med e-post från Nodheim. Besöket hamnar i besöksloggen som administratörer når i portalen. Värdar behöver inget eget portalkonto och får ingen inbjudan att besvara; de är mottagare av aviseringen, inget annat.
Vad ingår?
Samtycke som ett eget steg
Fotot tas först efter att besökaren läst en ruta på vanlig svenska om varför bilden sparas och hur länge, och tryckt på godkänn. Samtycket är ett steg i flödet, inte en kryssruta i ett avtal någon annanstans.
Gallringstid ni själva sätter
Varje kontor har en egen gallringstid för foton. En schemalagd städning raderar både besöksraden och bildfilen när tiden löpt ut. Kontor som inte satt något eget värde följer plattformens standard på 30 dagar.
Skärmen är inte låst till receptionen
När ingen checkar in visar samma display er Saga-skyltning — meddelanden, vägvisning, vad ni nu kör. Ni betalar för en skärm och får både besökssystem och digital skyltning på den.
Besöksloggen överlever personalbyten
Om en värd raderas ur systemet enligt GDPR ligger besöksloggen kvar med det namn som gällde vid besöket. Historiken går inte förlorad för att någon slutar.
Vad Välko inte gör
Välko är ett enkelt besökssystem, och det är värt att säga rakt ut vad det saknar jämfört med de större systemen på marknaden. Det finns ingen förhandsregistrering av besökare, ingen signering av sekretessavtal på skärmen och ingen utrymningslista. Behöver ni något av det är ett annat system rätt val. Välko passar den som vill ha en snabb, GDPR-mässigt ordnad incheckning på en skärm som ändå står i receptionen.
Vanliga frågor
- Behöver besökaren ladda ner en app?
- Nej. Hela incheckningen sker på skärmen i receptionen. Besökaren rör aldrig sin egen telefon.
- Hur länge sparas besökarens foto?
- Så länge ert kontor bestämt. Gallringstiden ställs in per kontor i portalen, och en schemalagd städning raderar både besöksuppgiften och bildfilen när tiden gått ut. Har ni inte satt något eget värde raderas fotot efter 30 dagar.
- Måste varje värd ha ett konto i Nodheim?
- Värden behöver finnas i systemet för att kunna väljas i listan och aviseras, men behöver inget lösenord och får ingen inbjudan att besvara. Värdar är mottagare av aviseringar.
- Hur får värden veta att någon väntar?
- Aviseringen går via Tjöta som en push till värdens enhet. Har värden inte Tjöta skickas i stället ett e-postmeddelande från Nodheim.
- Kan samma skärm användas till annat?
- Ja, det är själva poängen. När ingen checkar in går skärmen tillbaka till Saga-skyltningen och visar det innehåll ni schemalagt där.
GDPRData inom EUEn inloggning