Hoe werkt inchecken?
Het scherm staat bij de receptie en toont je signage tot iemand het aanraakt. Inchecken bestaat dan uit vier stappen: de gast vult een naam in (en een bedrijf als je dat wilt), kiest zijn contactpersoon uit de lijst, leest een korte uitleg in gewone taal over waarom de foto wordt gemaakt en tikt op goedkeuren, en maakt daarna de foto met bevestigen of opnieuw. Na bevestiging krijgt de contactpersoon direct een melding — een pushmelding van Tjöta als hij de app heeft, anders een e-mail van Nodheim. Het bezoek komt in het bezoekenlog terecht, dat beheerders in de portal kunnen bekijken. Contactpersonen hebben geen eigen portalaccount nodig en krijgen geen uitnodiging om op te reageren; ze ontvangen alleen meldingen, meer niet.
Wat zit erin?
Toestemming als aparte stap
De foto wordt pas gemaakt nadat de gast een uitleg in gewone taal heeft gelezen over waarom de afbeelding wordt bewaard en hoe lang, en op goedkeuren heeft getikt. Toestemming is een stap in het proces, geen vinkje in een overeenkomst ergens anders.
Een bewaartermijn die jij bepaalt
Elk kantoor heeft een eigen bewaartermijn voor foto's. Een geplande opschoonronde verwijdert zowel de bezoekregistratie als het afbeeldingsbestand zodra de termijn verloopt. Kantoren die geen eigen waarde hebben ingesteld, volgen de platformstandaard van 30 dagen.
Het scherm zit niet vast aan de receptie
Als er niemand incheckt, toont hetzelfde scherm je Saga-signage — berichten, bewegwijzering, wat je ook draait. Je betaalt voor één scherm en krijgt er zowel bezoekersregistratie als digital signage op.
Het bezoekenlog overleeft personeelswisselingen
Als een contactpersoon op grond van de AVG wordt gewist, bewaart het bezoekenlog de naam die gold op het moment van het bezoek. De geschiedenis gaat niet verloren omdat iemand is vertrokken.
Wat Välko niet doet
Välko is een eenvoudig bezoekerssysteem, en het is goed om eerlijk te zeggen wat het mist ten opzichte van de grotere systemen op de markt. Er is geen vooraanmelding van bezoekers, geen ondertekening van een geheimhoudingsverklaring (NDA) op het scherm en geen ontruimingslijst. Heb je een van die dingen nodig, dan is een ander systeem de juiste keuze. Välko past bij iedereen die snel en AVG-proof wil laten inchecken op een scherm dat toch al bij de receptie staat.
Veelgestelde vragen
- Moet de bezoeker een app downloaden?
- Nee. Het hele inchecken gebeurt op het scherm bij de receptie. De bezoeker hoeft zijn eigen telefoon niet te gebruiken.
- Hoe lang wordt de foto van de bezoeker bewaard?
- Zo lang als je kantoor bepaalt. De bewaartermijn wordt per kantoor ingesteld in de portal, en een geplande opschoonronde verwijdert zowel de bezoekregistratie als het afbeeldingsbestand zodra de termijn verloopt. Heb je geen eigen waarde ingesteld, dan wordt de foto na 30 dagen verwijderd.
- Heeft elke contactpersoon een Nodheim-account nodig?
- De contactpersoon moet in het systeem bestaan om te kunnen worden geselecteerd en een melding te kunnen krijgen, maar heeft geen wachtwoord nodig en krijgt geen uitnodiging om op te reageren. Contactpersonen ontvangen alleen meldingen.
- Hoe weet de contactpersoon dat er iemand wacht?
- De melding gaat via Tjöta als pushmelding naar het apparaat van de contactpersoon. Heeft de contactpersoon geen Tjöta, dan stuurt Nodheim in plaats daarvan een e-mail.
- Kan hetzelfde scherm ook voor iets anders worden gebruikt?
- Ja, dat is juist de bedoeling. Als er niemand incheckt, keert het scherm terug naar Saga-signage en toont het de content die je daar hebt ingepland.
AVGData opgeslagen in de EUEén login